ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у Кельменецькій районній раді

та її виконавчому апараті

I. Загальні положення

1.1.Інструкція з діловодства (далі по тексту – Інструкція) встановлює загальні положення щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами у Кельменецькій районній раді та її виконавчому апараті (далі по тексту районна рада) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

1.2.Районна рада організовує діловодство згідно з цією Інструкцією, яка розроблена на основі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, а також Регламенту районної ради та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.3.Відповідальність за організацію діловодства в районній раді несе її голова.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні всіх документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах виконавчого апарату районної ради відповідають їх керівники.

1.4.Організація діловодства покладається на відділ з питань діловодства, розгляду звернень та контролю виконавчого апарату районної ради (далі –відповідний підрозділ).

1.5.Основним завданням відповідного підрозділу є встановлення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах виконавчого апарату районної ради.  

1.6.Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві районної ради, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими розпорядженнями голови районної ради та чинним законодавством.

II. Документування управлінської інформації

2.1. Загальні вимоги до створення документів

2.1.1.Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується інформація про управлінські дії з дотриманням установлених правил.

2.1.2.Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається чинним законодавством, Регламентом роботи Кельменецької районної ради, положенням про її виконавчий апарат та структурні підрозділи, посадовими інструкціями працівників.

2.1.3.В районній раді визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про її діяльність. Управлінська діяльність районної ради здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції районної ради та районної державної адміністрації, можуть створюватись спільні документи: відповідно окремого рішення сесії – спільні розпорядження та спільні листи, тощо.

2.1.4.Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, рішення, протоколи тощо), зумовлюється правовим статусом районної ради, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

2.1.5.Документ повинен відповідати вимогам законодавчих актів та спрямовуватись на виконання районною радою покладених на неї завдань і функцій.

2.1.6.Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі — ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі — ДСТУ 4163-2003).

2.1.7.Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування районної ради — автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

2.1.8.Районна рада здійснює діловодство державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2.1.9.Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

2.2. Бланки документів

2.2.1.Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) — для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) — для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).

2.2.2.В районній раді використовують такі бланки документів :

- загальний бланк для листів та створення різних документів (без зазначення у бланку назви виду документа); (додаток 2)

- бланки виконавчого апарату; (додаток 2.1)

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа).

(додатки 2.2 та 2.3).

- бланк постійної комісії (додаток 2.4).

2.2.3.В районній раді розробляють бланки документів структурних підрозділів постійних комісій або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у пункті 2.3.26 цієї Інструкції.

2.2.4.Бланки документів повинні виготовлятися за допомогою наявної комп’ютерної техніки.

2.2.5.Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених за допомогою комп’ютерної техніки, приймає голова ради. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються головою ради, про що видається розпорядчий документ.

2.2.6.Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

2.3. Оформлення реквізитів документів

2.3.1.Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники районної ради оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

2.3.2.Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХII “Про Державний герб України”. Зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина — 12 міліметрів.

2.3.3.Код Кельменецької районної ради проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

2.3.4.Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає голова Кельменецької районної ради окремо щодо кожного виду документа.

2.3.5.Найменування виконавчого апарату чи структурних підрозділів зазначаються тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування районної ради.

2.3.6.Довідкові дані містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування районної ради або її виконавчого апарату.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності — назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

2.3.7.Назва виду документа (рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

2.3.8.Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

2.3.9.Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, — вхідний чи такий, що створений в установі.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ, через правобічну похилу риску - порядковий номер документу, наприклад, 01-17/20.12, де 01-17 – індекс справи за номенклатурою.

         У вихідного документа реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ, через правобічну похилу риску порядкового номеру, наприклад: 01-18/10.12, де 01-18 — індекс справи за номенклатурою, через правобічну похилу риску — порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 01-11/11.258ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом “Для службового користування”.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 — для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/01-6/4-258— для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

2.3.10.Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

2.3.11.Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України.

2.3.12.Гриф обмеження доступу до документа (“Для службового користування”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “Особливої важливості”) оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затвердження”.

2.3.13.Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Національне агентство з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному, наприклад:

Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління

прізвище, ініціали (ініціал імені)

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної митної служби

прізвище, ініціали (ініціал імені)

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше, ніж чотирьом адресатам, складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13,
м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович

вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,
м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

2.3.14.Документ підписується головою районної ради або його заступником. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядженням голови районної ради.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 3).

Документ затверджується головою районної ради або його заступником, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова Кельменецької районної ради

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

У разі коли документ затверджується постановою, рішенням або розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

Кельменецької районної ради

12 березня 2011 № 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

2.3.15.Резолюція — це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

2.3.16.Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х  148  міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

2.3.17.Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі — авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

2.3.18.Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно і повинна стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

2.3.19.Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки — з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої — якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку — слова “Продовження додатка”.

2.3.20.Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

2.3.21.Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

2.3.22.На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), у верхньому правому кутку першого аркуша додатка проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 2.3.14 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається).” Наприклад:

Додаток 5
до Інструкції

2.3.23.Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток
до розпорядження голови районної ради
20.12.2011 № 61

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”; “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

2.3.24.Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено, та підписуються керуючим справами районної ради, якщо інше не передбачено Регламентом роботи районної ради.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, візуються керівниками структурних підрозділів виконавців на лицьовому боці кожного аркуша додатка.

2.3.25.У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки :  1. Довідка про виконання плану роботи за I квартал 2011 р. на 2 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2011 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Кельменецької районної ради 15.11.2011 №  01-18/418.11 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

2.3.26.Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються головою районної ради або за його дорученням — заступником голови районної ради.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються головою районної ради, його заступником або керуючим справами, відповідно до їх повноважень.

2.3.27.Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного — якщо документ надрукований не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

Голова районної ради підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

2.3.28.У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня підписуються всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі, а на місця розсилаються засвідчені його копії.

2.3.29.Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), — двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Голова районної ради підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Головний бухгалтер підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Голова районної державної адміністрації Голова районної ради
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
відбиток гербової печатки
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
відбиток гербової печатки

2.3.30.Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, якщо інше не передбачено Регламентом роботи районної ради. Наприклад:

Голова постійної комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Секретар комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

2.3.31.У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів “Виконуючий обов’язки” або “В. о.” здійснюється у разі заміщення керівника за розпорядженням.

2.3.32.Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

2.3.33.Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

2.3.34.З метою проведення оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження (візування) проекту документа.

2.3.35.Погодження (візування) може здійснюватись як в районній раді посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

2.3.36.Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

2.3.37.Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

2.3.38.Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник відділу організаційно-кадрового та правового забезпечення

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

2.3.39.Перелік посадових осіб, які повинні візувати документ, визначається виходячи з його змісту та відповідно до їх повноважень.

2.3.40.За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

2.3.41.Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

2.3.42.Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова районної ради

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

       Дата

       ПОГОДЖЕНО

     Протокол засідання
     конкурсної комісії

     Дата                 №

2.3.43.Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

2.3.44.У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

2.3.45.Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

- з установами однакового рівня та іншими установами;

- з громадськими організаціями;

- з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

- з установами вищого рівня.

2.3.46.На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою районної ради, яка зберігається у голови районної ради або його заступника.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, додається (додаток 4 ).

2.3.47.На копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання ставиться відбиток печатки “Виконавчий апарат”, яка зберігається у керуючого справами районної ради.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

2.3.48.Засвідчуються копії лише тих документів, що створюються в районній раді, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу голови районної ради чи його заступника.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з районною радою, а також під час формування особових справ працівників районної ради можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

2.3.49. Відмітка “Копія” проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа. Напис про засвідчення документа складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналом

Керуючий справами

районної ради                           підпис  ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою “Виконавчий апарат”.

2.3.50.Розпорядженням голови районної ради може визначатися порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітки про створення, виконання документа,

наявність його в електронній формі та надходження до установи

2.3.51.На вихідних документах, що залишаються у справах, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, керівників підрозділів та візи виконавців, що проставляються внизу лицьового боку останнього аркуша документа.

2.3.52.Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються теж на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Паламар 2-04-55

або

Паламар Ганна Іванівна 2-04-55

У разі створення документа оператором комп’ютерного набору зазначається шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:

Паламар 2-04-55

КД 3 16.03.2011

2.3.53.На всіх створених документах районної ради відмітка про наявність копії документа в електронній формі повинна містити повне ім’я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc

2.3.54.Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 03-10 До справи № 05–19
Лист-відповідь від 20.05.2011 № 01-17/23.11 Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2011
посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.05.2011 посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 05.03.2011

2.3.55.На всіх документах, що надходять до районної ради, відмітка про його надходження проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування районної ради, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби — година і хвилини) надходження документа.

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом, відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі — авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

2.4. Складення деяких видів документів

Розпорядження та рішення сесій

2.4.1.Розпорядження голови районної ради або його заступника видаються відповідно до чинного законодавства як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основних питань діяльності та адміністративно-господарських або кадрових питань.

Рішення сесій ради видаються відповідно Регламенту роботи районної ради.

2.4.2.Проекти розпоряджень з основної діяльності та адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням голови районної ради чи за їх власною ініціативою.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує відділ організаційно-кадрового та правового забезпечення виконавчого апарату районної ради на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

2.4.3.Всі проекти розпоряджень та додатки до них обов’язково візуються працівником, який створив документ, керівником його структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, начальником відділу організаційно-кадрового та правового забезпечення, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проекти рішень візуються (погоджуються) у порядку передбаченому цією Інструкцією та Регламентом роботи районної ради.

2.4.4.Керуючим справами районної ради за наявності усіх необхідних віз обов’язково візуються проекти розпоряджень нормативно-правового характеру, а також розпорядження з інших питань, визначених цією Інструкцією.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з постійними комісіями районної ради.

Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

2.4.5.Розпорядження підписуються головою районної ради, а у разі його відсутності — заступником голови.

Після підписання розпорядження зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження про внесення змін.

2.4.6.Розпорядження оформляється на бланку. Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”,) або іменника (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).                   

2.4.7.Текст розпорядження з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: “начальникам структурних підрозділів”.

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: “прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо.

2.4.8.Якщо розпорядженням відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: “Визнати таким, що втратило чинність,…”.

Зміни, що вносяться до розпорядження, оформляються окремим розпорядженням, який повинен мати такий заголовок: “Про внесення змін до розпорядження…” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина починається з такого пункту:

“1. Внести зміни до розпорядження ”.

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

“1) пункт 2 викласти в такій редакції: …”;

“2) пункт 3 виключити”;

“3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …”.

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини розпорядження зазначається:

“1) Внести зміни до ... (додаються)”.

2.4.9.Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження.

2.4.10.До розпоряджень не може включатися пункт “Розпорядження довести до відома…”. Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться розпорядження, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який виконавець готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до відповідного підрозділу після підписання такого документа.

2.4.11.Розпорядження з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених — про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

2.4.12.Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... ”, “Про прийняття... ”. У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.

2.4.13.У тексті розпоряджень з кадрових питань (особового складу), констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

2.4.14.Розпорядча частина розпорядження починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ” “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великимилітерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу(розпорядження), і малими— ім’я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

2.4.15.У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

2.4.16.У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

2.4.17.У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами, на першому примірнику наказу на зворотному боці останнього документа проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

Спільні розпорядження

       2.4.18.Спільні розпорядження районної ради та райдержадміністрації оформляються на   чистих   аркушах     паперу     формату     А4(210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час створення такого документу не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну   похилу   риску   в послідовності підписання розпорядження керівниками установ. Підписи   керівників   установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і при потребі скріплюються гербовими печатками цих установ.

2.4.19.Розпорядження нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження з основної діяльності та адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

2.4.20.Копії розпоряджень засвідчуються відповідним підрозділом і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується виконавцем, за зразком згідно додатку 2.3.

Протоколи

2.4.21.У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

2.4.22.Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

2.4.23.Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з розташуванням реквізитів.

2.4.24.Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

2.4.25.Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

2.4.26.Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

2.4.27.Текст протоколускладається з вступної та основної частин.

2.4.28.У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім — запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний — перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

2.4.29.Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

2.4.30.Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді, інформацій, та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

2.4.31.Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

2.4.32.Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк. Текст рішення, оформлене як окремий документ, до тексту протоколу теж не включається

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються цифрами, цифрами з дужкою або будь-яким іншим способом.

2.4.33.У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

2.4.34.Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу, якщо інше не передбачено Регламентом роботи районної ради.

Службові листи

2.4.35.Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

- відповіді про виконання завдань та доручень;

- відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, державних органів;

- відповіді на запити інших установ;

- відповіді на звернення громадян;

- відповіді на запити на інформацію;

- ініціативні листи;

- супровідні листи.

2.4.36.Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

2.4.37.Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання “про що?”.

2.4.38.Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

2.4.39.Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити…” “роз’яснюємо, що…” або від третьої особи однини — “ районна рада інформує…”, “районна рада вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини — “прошу…”, “пропоную…”.

Службові листи підписуються відповідно до пункту 2.3.27 та 2.3.29 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

2.4.40.Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих інших структурних підрозділів установи, а також обов’язково заступник голови районної ради або керуючий справами.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я голови районної ради або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом розпорядження про відрядження, підготовленим відповідно до пункту 2.4.7 цієї Інструкції, передається голові ради, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень у відділі організаційно-кадрового та правового забезпечення виконавчого апарату районної ради ведеться журнал(додаток 5 до Інструкції).

2.4.41.Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного головою районної ради, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також у строки, визначені законодавством, подає звіт про використання коштів.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається бухгалтеру.

III. Організація документообігу та виконання документів

3.1. Вимоги щодо раціоналізації документообігу

3.1.1.Документообіг в районній раді - це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в районній раді та її виконавчому апараті на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

3.1.2.Ефективна організація документообігу передбачає:

- проходження документів найкоротшим шляхом;

- скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

- раціональне розташування структурних підрозділів і робочих місць.

3.1.3.Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Регламентом роботи районної ради, Положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями працівників.

3.1.4.Особливості організації електронного документообігу визначаються з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в районній раді та її виконавчому апараті.

У разі впровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу відповідний підрозділ розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

3.1.5.Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

3.2. Облік обсягу документообігу

3.2.1.Обсяг документообігу установи — це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в районній раді (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

3.2.2.Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані відповідним підрозділом, підраховуються окремо на основі прийнятої в районній раді системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як у виконавчому апараті в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються і подаються голові ради для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

3.3. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи

3.3.1.Доставка документів до районної ради здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку, або будь-яким іншим способом.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

3.3.2.Усі документи, що надходять до установи, обов’язково приймаються централізовано у відповідному підрозділі.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у журналі реєстрації.

3.3.3.У відповідному підрозділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у відповідному підрозділі..

3.3.4.Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

3.3.5.Факт і дата надходження документа до установи обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 2.3.55 цієї Інструкції.

3.3.6.Електронні носії інформації обов’язково передаються до районної ради із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

3.3.7.У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

3.4. Попередній розгляд документів

3.4.1.Документи, адресовані керівництву районної ради, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду у відповідному підрозділі.

3.4.2.Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду керівником установи, його заступниками або структурними підрозділами.

Обов’язковому розгляду головою районної ради підлягають акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності районної ради і потребують вирішення безпосередньо керівником.

Інші документи передаються заступнику голови, керуючому справами районної ради або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

3.4.3.Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні.

3.4.4.Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положеннях про виконавчий апарат районної ради та його структурних підрозділів, розпорядчих документах, посадових інструкціях, а також класифікаторі питань діяльності районної ради, номенклатурі справ, схемі проходження документів.

3.4.5.На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації (додаток 6), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

3.5. Реєстрація документів

3.5.1.Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

3.5.2.Реєстрація актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд голови районної та його заступника, розпорядчих документів, листів за підписом голови районної ради та його заступника, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано відповідним підрозділом виконавчого апарату районної ради.

Місце реєстрації окремих груп документів розпорядження з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, тощо) визначається цією Інструкцією відповідно до пункту 3.5.4.

Реєстрації підлягають також документи, створені у районній раді (рішення, довідки, доповідні записки, заяви тощо).

3.5.3.Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

3.5.4.Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

- акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до районної ради (відділ з питань діловодства, розгляду звернень та контролю);

- розпорядження з основних питань діяльності установи та розпорядження з адміністративно-господарських питань (відділ з питань діловодства, розгляду звернень та контролю );

- розпорядження з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання) (відділ організаційно-кадрового та правового забезпечення);

- акти ревізій фінансово-господарської діяльності (відділ фінансової та інвестиційної діяльності, матеріально-технічного забезпечення );

- бухгалтерські документи (відділ фінансової та інвестиційної діяльності, матеріально-технічного забезпечення);

- службові листи (відділ з питань діловодства, розгляду звернень та контролю );

- звернення громадян (відділ з питань діловодства, розгляду звернень та контролю);

- запити на інформацію(відділ з питань діловодства, розгляду звернень та контролю).

3.5.5.Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів.

3.5.6.Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

3.5.7.Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 3.5.2 цієї Інструкції.

3.5.8.Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 2.3.9 цієї Інструкції.

3.5.9.В районній раді застосовується журнальна форма реєстрації документів ( додатки 7,8 ).

3.6. Організація передачі документів та їх виконання

3.6.1.Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва установи в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

3.6.2.Документи, розглянуті головою ради або його заступником, повертаються з відповідною резолюцією у відповідний підрозділ, який здійснює передачу документів на виконання.

3.6.3.Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

3.6.4.Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційному журналі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

3.6.5.Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через відповідний підрозділ, в якому було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це відповідному підрозділу.

3.6.6.Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.

3.6.7.Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних журналах.

3.6.8.Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва районної ради, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

3.6.9.Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) голові районної ради або його заступнику, а у деяких випадках — керуючому справами районної ради, а також у разі потреби — підготовку для пересилання адресату.

3.6.10.Перед поданням проекту документа на підпис, працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

3.6.11.Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

3.6.12.Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати відповідний підрозділ про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

3.7. Організація контролю за виконанням документів

3.7.1.Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

3.7.2.Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю, за переліком документів, затвердженим головою районної ради.

Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва ради, рішення колегії районної ради та постійних комісій, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб здійснює заступник голови ради.

3.7.3.Безпосередній контроль за строками виконання документів покладається на відділ з питань діловодства, розгляду звернень та контролю виконавчого апарату районної ради.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за його діловодство.

3.7.4.Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції голови ради чи його заступника. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

3.7.5.Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 9.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом районної ради. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

3.7.6.Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше, ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в районній раді.

3.7.7.Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

3.7.8.Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

3.7.9.Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності — посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, — до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

3.7.10.Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

3.7.11.У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольного журналу або банку реєстраційних даних.

3.7.12.Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції голови районної ради або його заступника.

3.7.13.Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

3.7.14.Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольного журналу або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

3.7.15.Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (доручення вищих органів влади, рішення колегії тощо).

В структурних підрозділах ведуться контрольні журнали. Такі ж журнали ведуться в постійних комісіях районної ради.

3.7.16.Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу — виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольного журналу у графу “Контрольні відмітки”. При цьому попередні записи не закреслюються.

3.7.17.Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

- завдань на наступний рік — не рідше одного разу на рік;

- завдань на наступні місяці поточного року — не рідше одного разу на місяць;

- завдань на поточний місяць — кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.

3.7.18.Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки голова ради, його заступник, які встановили контрольний строк у резолюції.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольного журналу.

3.7.19.Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в районній раді вихідних документів про виконання завдань.

3.7.20.Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється щотижня і загальна - станом на перше число кожного місяця та подається керівництву районної ради у вигляді зведень про виконання документів.

3.8. Інформаційно-довідкова робота з документами

3.8.1.Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням банків реєстраційних даних.

3.8.2.Для підвищення ефективності роботи пошукової системи у районній раді відповідним підрозділом розробляється такий вид класифікаційних довідників як номенклатура справ районної ради.

3.8.3.Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку та електрозв’язку.

3.8.4.Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється відповідним підрозділом відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

3.8.5.З використанням засобів електрозв’язку відповідний підрозділ здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів.

3.8.6.У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису надсилається також оригінал документа в паперовій формі.

3.8.7.Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів — виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

3.8.8.Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

3.8.9.Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники відповідного підрозділу зобов’язані перевірити:

- правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

- наявність і правильність зазначення адреси;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на відпуску - вихідного документа, що залишається у справах установи;

- наявність і повноту додатків;

- дані на розсилкі та відповідність кількості примірників кількості адресатів.

3.8.10.На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”.

3.8.11.Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

3.8.12.Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника.

3.8.13.Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника відповідного підрозділу.

3.8.14.Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до відповідного підрозділу у години, встановлені цією Інструкцією.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

4.1. Складення номенклатури справ

4.1.1.Номенклатура справ - це систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві районної ради та її виконавчого апарату, із зазначенням строків зберігання справ.

4.1.2.Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового(до 10 років включно) зберігання.

4.1.3.В районній раді складається зведена номенклатура справ, яка містить номенклатуру справ структурних підрозділів.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.

Зведена номенклатура справ складається відповідним підрозділом виконавчого апарату районної ради на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатури справ районної ради та її виконавчого апарату надається архівним відділом районної державної адміністрації.

4.1.4.Зведена номенклатура справ районної ради погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Чернівецької області один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи районної ради, після чого затверджується головою районної ради.

4.1.5.Зведена номенклатура справ районної ради складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується службою діловодства як робочий, третій — надсилається до Державного архіву Чернівецької області.

Структурні підрозділи виконавчого апарату районної ради отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

4.1.6.Зведена номенклатура справ районної ради, щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

4.1.7.До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в районній раді, зокрема справи постійних та тимчасово діючих комісій, комітетів тощо.

4.1.8.Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 01—18, де 01 — індекс самостійного відділу, 18 — порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (розпорядження, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, протоколи, висновки) комісії з питань охорони здоров’я”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань колегії Кельменецької районної ради ”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з питань управління об’єктами комунальної власності з установами, організаціями та підприємствами”.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 “Відмітка” робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

4.1.9.Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

4.2. Формування справ

4.2.1.Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

4.2.2.Справи формуються у структурних підрозділах виконавчого апарату районної ради : відділі з питань діловодства, розгляду звернень та контролю, відділі організаційно-кадрового та правового забезпечення, відділі фінансової та інвестиційної діяльності, матеріально-технічного забезпечення та секторі з питань комунальної власності.

4.2.3.Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).

4.2.4.Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

4.2.5.Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

4.2.6.Розпорядження з питань основної діяльності та адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

4.2.7.Протоколи засідань колегії районної ради групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

4.2.8.Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

4.2.9.Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

4.2.10.Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

4.2.11.Особові справи працівників формуються відповідно до Порядку ведення особових справ, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).

4.2.12.Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

4.2.13.Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється відповідним підрозділом виконавчого апарату районної ради.

4.3. Зберігання документів

4.3.1.Документи з часу створення (надходження) і до передачі до відділу з питань діловодства, розгляду звернень та контролю зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів виконавчого апарату районної ради і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

4.3.2.У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

4.3.3.Цифрові носії інформації з фонограмами засідань сесій районної ради повинні зберігатися у відділі з питань діловодства, розгляду звернень та контролю .

4.3.4.Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам — з письмового дозволу голови районної ради. На видану справу складається картка — замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

4.3.5.Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

4.3.6.Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу голови районної ради з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

5.1. Експертиза цінності документів

5.1.1.Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

5.1.2.Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах виконавчого апарату районної ради безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом архівного відділу райдержадміністрації.

5.1.3.Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до відділу з питань діловодства, розгляду звернень та контролю, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

5.1.4.Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ районної ради шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

5.1.5.Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Чернівецької області. Погоджені акти затверджуються головою районної ради, після чого документи знищуються.

5.1.6.Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи районної ради. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

5.2. Складення описів справ

5.2.1.Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

5.2.2.Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації районної ради такі описи складаються обов’язково.

5.2.3.Описи справ структурного підрозділу складаються щороку за встановленою формою посадовою особою, відповідальною за діловодство у цьому структурному підрозділі, за методичної допомоги архівного відділу райдержадміністрації .

5.2.4.Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з його цифрового позначення за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 2, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 2 П — 2011; 2 Т — 2011; 2 ОС — 2011.

5.2.5.Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

5.2.6.Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву райдержадміністрації, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

5.2.7.Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією архівного відділу райдержадміністрації, після чого затверджуються головою районної ради. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву Чернівецької області.

5.2.8.Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються комісією ради, погоджуються з експертно-перевірною комісією Державного архіву Чернівецької області, після чого затверджуються головою районної ради. Один примірник зведеного опису подається державному архіву Чернівецької області.

5.2.9.Районна рада зобов’язана описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архіву у установлені законодавством строки.

5.3. Оформлення справ

5.3.1.Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

5.3.2.Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

5.3.3.Справи з грифом “Для службового користування”, особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.

5.3.4.Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

5.3.5.Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за ... роки”.

5.3.6.На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

5.3.7.На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом установи — номер опису і фонду.

5.3.8.Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

5.4. Передача справ до архіву

5.4.1.Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву за рішенням її керівника. 

5.4.2.Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів оформляє видачу справ у тимчасове користування.

5.4.3.Приймання — передача кожної справи здійснюється працівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

5.4.4.Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву за описами.

У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за ведення архіву, розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві.

5.4.5.Справи, що передаються до архіву, повинні бути зв’язані належним чином.

5.4.6.У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

          Керуючий справами районної ради                                                      Л. Світла

victorilash

Ілаш Віктор Миколайович

Голова районної ради

  • Кабінет Міністрів України ухвалив постанову, що формулює політику забезпечення населення якісними та ефективними ліками у 2018 році. Сьогодні, 13 грудня 2017 року, на засіданні Уряд проголосував за 2 постанови, що передбачають забезпечення українців медичними препаратами у наступному році. Мова йде про оновлену версію Національного переліку основних лікарських засобів та зміни до постанови №1303, якою забезпечуються ліками пільгові групи населення.   «Національний перелік основних лікарських засобів – це надзвичайно важлива частина медичної реформи, одне із завдань якої – гарантувати безкоштовне базове лікування громадянам країни. Ми хочемо, щоби українці на 100% були забезпечені життєво необхідними, якісними та безпечними ліками. Ухвалення цієї постанови допоможе мільйонам громадян отримувати вчасне, якісне та ефективне лікування. Аналізуючи закупівлі лікарських засобів в регіонах, ми виявили, що лише у 2016 році на суму понад 70 мільйонів гривень були закуплені якісь екстракти плодів дикої моркви, хмелю, перцевої м’яти, хлорофіліпту тощо. Не можна сказати, що ці лікарські засоби взагалі не лікують, але зважаючи на їх симптоматичну терапевтичну дію, закуповувати за державні кошти не доцільно. Бо у той час, коли комусь дають куплені державою такі ліки, в іншій лікарні помирає людина, яка не має життєво необхідного», – зазначив заступник Міністра охорони здоров’я Роман Ілик. Зокрема, Кабінет Міністрів ухвалив додання до Національного переліку основних лікарських засобів ще 60 діючих речовин: 18 МНН, що включені до оновленого видання рекомендацій ВООЗ, 28 МНН, що включені до державних програм та субвенцій на інгаляційні засоби для наркозу та 14 препаратів для надання екстреної допомоги. Тобто відтепер загальна кількість препаратів, що включені до Нацпереліку і мають забезпечуватися на 100% у закладах охорони здоров’я, становить 427 препаратів. Окремо урядовці вирішили продовжити дію постанови №1303. Саме вона забезпечує пільгові категорії населення медичними препаратами та виробами, яких нині немає в Нацпереліку. Ця постанова продовжуватиме працювати протягом перехідного періоду. Зміна, яка була ухвалена сьогодні Урядом – обов’язкова реєстрація препаратів в Україні та наявність їх у галузевих стандартах у сфері охорони здоров’я. Довідково Національний перелік основних лікарських засобів – це перелік безпечних ліків із доведеною ефективністю, які держава гарантуватиме пацієнту безкоштовно. Головна ідея політики у тому, що кожен медичний заклад кожного пацієнта має забезпечити на 100% ліками за оновленим Нацпереліком. Нова політика забезпечення лікарськими засобами українців змінює підхід до фінансування. Держава витрачатиме кошти платників податків ефективно: лише на ті лікарські засоби, чия ефективність у боротьбі з хворобами науково доведена. Ресурси держави буде сфокусовано на наданні безкоштовного ефективного лікування від пріоритетних захворювань і станів максимальній кількості громадян. Відповіді на поширенні питання про Нацперелік: http
  • Пане Міністре, ми з дружиною маємо трохи заощаджень і одну ідею для бізнесу. Однак, щоб почати бізнес треба зареєструвати фізичну особу – підприємця. Підкажіть як і що нам треба робити? Куди звернутися для реєстрації ФОП? Реєстрацію фізичних осіб-підприємців уповноважені здійснювати: виконавчі органи місцевих рад, районні державні адміністрації (у разі прийняття відповідною радою рішення про наділення такими повноваженнями); нотаріуси; акредитовані суб'єкти. Варто зазначити, що реєстрацію осіб, які зареєстровані та переселилися з території проведення АТО здійснює державний реєстратор за адресою тимчасового проживання особи незалежно від місця проживання в межах України. Які документи треба подати для реєстрації ФОП? заява про державну реєстрацію фізичної особи підприємцем; заява про обранняспрощеної системи оподаткування та/або реєстраційна заява про добровільну реєстрацію як платника податку на додану вартість - за бажанням заявника; паспорт громадянина України; нотаріально засвідчена письмова згода батьків або піклувальника чи органу опіки та піклування - для фізичної особи, яка досягла шістнадцяти років і має бажання займатися підприємницькою діяльністю, але не має повної цивільної дієздатності; примірник документа, який засвідчує повноваження представника (у випадку подання документів представником). Документи можуть бути подані як у паперовій формі (подаються особисто заявником або поштовим відправленням (бажано цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення) або ж у електронній формі (документи подаються заявником через портал електронних сервісів). Як подати електронну заявку? Для того, щоб подати заяву для державної реєстрації фізичної особи - підприємця необхідно зареєструватися на сайті "Реєстраційний портал" за посиланням http://rp.irc.gov.ua/ та виконати вказані на сайті дії. Заява формується заявником у електронній формі з обов’язковим долученням до неї електронних копій оригіналів документів для державної реєстрації, виготовлених шляхом сканування. Заява та документи для державної реєстрації в електронній формі подаються з обов’язковим накладенням заявником власного електронного цифрового підпису. Як довго розглядаються документи і скільки це коштує? За проведення державної реєстрації фізичної особи - підприємця справлення плати законодавством не передбачено. Розгляд документів, поданих для державної реєстрації та проведення інших реєстраційних дій щодо фізичних осіб - підприємців проводиться протягом 24 годин після надходження документів, поданих для державної реєстрації та проведення інших реєстраційних дій, крім вихідних та святкових днів. Які причини можливого зупинення розгляду документів? подання документів або відомостей не в повному обсязі; невідповідність документів вимогам до оформлення документів; невідповідність відомостей, зазначених у заяві про державну реєстрацію, відомостям, зазначеним у документах, поданих для державної реєстрації, або відомостям в Єдиному державному реєстрі; невідповідність реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії та номера паспорта відомостям, які містяться в інформаційних системах інших органів державної влади; подання документів з порушенням встановленого законодавством строку для їх подання; невідповідність відомостей, зазначених у документах, поданих для державної реєстрації, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі. Розгляд документів зупиняється на строк, що становить 15 календарних днів з дати їх зупинення. Повідомлення про зупинення розгляду документів із зазначенням строку та виключного переліку підстав для його зупинення розміщуються на порталі електронних сервісів у день зупинення та надсилаються заявнику на адресу його електронної пошти. Чи є конкретні підстави для відмови у державній реєстрації ФОП? документи подано особою, яка не має на це повноважень; у Єдиному державному реєстрі містяться відомості про судове рішення щодо заборони у проведенні реєстраційної дії; не усунуто підстави для зупинення розгляду документів протягом встановленого строку; наявні обмеження на зайняття підприємницькою діяльністю, встановлені законом; наявність в Єдиному державному реєстрі запису, що фізична особа вже зареєстрована як ФОП. Повідомлення про відмову у проведенні державної реєстрації повинно містити посилання на конкретну норму (пункт, статтю) законодавства із зазначенням, що саме порушено під час оформлення. Відмова у державній реєстрації здійснюється протягом 24 годин після надходження документів, поданих для державної реєстрації, крім вихідних та святкових днів. Після усунення причин, що були підставою для відмови у державній реєстрації, заявник може повторно подати документи для державної реєстрації. Які дії ще потрібно виконати після реєстрації? Після того, як фізична особа зареєструвалася підприємцем, їй потрібно: зареєструвати книгу обліку доходів. Для цього подається заява на ім'я начальника Державної фіскальної служби, де особа перебуває на обліку, складена в довільній формі, а також сама книга. Щоб подавати звітність через інтернет потрібно отримати ключ електронного цифрового підпису, безкоштовно в Акредитованих центрах сертифікованих ключів (далі – АЦСК) податкової чи в будь-якому іншому АЦСК. Якщо особа планує отримувати дохід у безготівковій формі, потрібно відкрити поточний рахунок підприємця.
  • Президент Петро Порошенко підписав Указ № 412/2017 та Указ № 413/2017 «Про ліквідацію та утворення місцевих загальних судів». Згідно з Указом №412/2017, відповідно до Конституції України та Закону України «Про судоустрій і статус суддів», ліквідуються Черкаський районний суд Черкаської області, Чигиринський районний суд Черкаської області, Придніпровський районний суд міста Черкас та Соснівський районний суд міста Черкас. Натомість утворюється Черкаський окружний суд із місцезнаходженням у місті Черкасах, юрисдикція якого поширюватиметься на райони, де раніше діяли суди, що ліквідовуються. Також вносяться зміни до розділу «Черкаська область» Мережі місцевих загальних судів, затвердженої Указом Президента України від 20 травня 2011 року № 591 «Питання мережі місцевих загальних та апеляційних судів», зокрема виключаються пункти 18, 19, 22, 23 та назва підрозділу «м.Черкаси». Указом № 413/2017, відповідно до Конституції і Закону України «Про судоустрій і статус суддів», ліквідуються Першотравневий районний суд міста Чернівців, Садгірський районний суд міста Чернівців та Шевченківський районний суд міста Чернівців і утворюється Окружний суд міста Чернівців із місцезнаходженням у місті Чернівцях. Так само вносяться зміни до розділу «Чернівецька область» Мережі місцевих загальних судів, затвердженої Указом Президента України від 20 травня 2011 року №591 «Питання мережі місцевих загальних та апеляційних судів»  та виключається назва підрозділу «м.Чернівці» і пункти 12 – 14. Кабінет Міністрів має забезпечити фінансування заходів, пов'язаних із реалізацією цих Указів. Документи набирають чинності з дня їх опублікування. Джерело: president.gov.ua

ato

Герої небесної сотні та АТО

rada

oblrada

president

kmu

rda